Villkor och vägledning
Kontraktsvillkoren om tillbörlig aktsamhet för hållbarhet syftar till att säkerställa att leverantörer har policyer och processer på plats för att identifiera, förhindra, begränsa och redogöra för negativ påverkan i den egna verksamheten och i sina leveranskedjor.
Tillvägagångssättet bygger på FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter och OECD:s riktlinjer om tillbörlig aktsamhet för ansvarsfullt företagande.
Kontraktsvillkoren åtföljs av åtaganden på basnivå som syftar till att säkerställa att leverantörer fullgör kontrakt i enlighet med arbetares rättigheter (ILO:s kärnkonventioner) samt åtaganden på avancerad nivå som syftar till att säkerställa att leverantörer fullgör kontrakt i enlighet med mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljön och affärsetik (hållbara leveranskedjor).
Vägledningen syns inte i webbplatsens mobilversion.
1. Leverantörens åtagande
Leverantören ska fullgöra kontraktet i enlighet med åtagandena i bilaga 1 avseende [arbetares rättigheter (ILO:s kärnkonventioner)/mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljön och affärsetik (hållbara leveranskedjor)].
Leverantören ska säkerställa efterlevnaden av åtagandena genom att arbeta på det sätt som anges i punkt 2.
Åtagandena gäller för all verksamhet med anknytning till det som anskaffas.
2. Hur Leverantören säkerställer efterlevnaden av åtagandena
För att säkerställa efterlevnaden av åtagandena ska Leverantören ha en process för tillbörlig aktsamhet (due diligence) enligt punkt 2.1 – 2.7. Processen ska vara dokumenterad och tillämpas från [kontraktstart/annan tid som bestäms av den upphandlande organisationen]. Genom denna process ska Leverantören identifiera, förhindra, begränsa och redogöra för hur den hanterar faktisk och potentiell negativ påverkan i den egna verksamheten och i leveranskedjan. Detta betyder att:
2.1 Leverantören ska integrera åtagandena i policyer och ledningssystem genom att:
-
säkerställa att relevanta policyer, fastställda på högsta ledningsnivå, antas eller revideras så att de överensstämmer med åtagandena;
-
offentliggöra policyerna;
-
säkerställa att styrelsen tar hänsyn till åtagandena när den fattar beslut;
-
utse ansvarig person i ledningsfunktion för säkerställande av åtagandenas efterlevnad;
-
tilldela ansvar för implementeringen av policyerna till anställda vars beslut mest sannolikt ökar eller minskar riskerna för negativ påverkan;
-
kommunicera policyerna till berörda rättighetshavare i den egna verksamheten.
2.2 Leverantören ska identifiera och bedöma faktisk och potentiell negativ påverkan genom att:
-
kartlägga leveranskedjorna för betydande leverantörer;
-
regelbundet undersöka riskerna för negativ påverkan i den egna verksamheten och i leveranskedjorna för betydande leverantörer med fokus på geografiska risker, branschrisker och produktrisker [inklusive mineraler från konfliktdrabbade områden och högriskområden[1]] samt med stöd av den information som samlas in genom klagomålsmekanismen i punkt 2.6;
-
samråda med rättighetshavare som berörs av den egna verksamheten, eller deras representanter, samt hämta information från trovärdiga och oberoende källor om det inte är möjligt att samråda med rättighetshavare, eller deras representanter, i leveranskedjorna för betydande leverantörer;
-
särskilt uppmärksamma negativ påverkan på individer från grupper och befolkningar som har en ökad risk för sårbarhet eller marginalisering samt negativ påverkan på miljö- och människorättsförsvarare;
-
prioritera de mest betydande riskerna utifrån sannolikhet och allvarlighet.
2.3 Leverantören ska förhindra och begränsa faktisk och potentiell negativ påverkan som Leverantören orsakar[2] eller bidrar till[3] genom att:
-
upphöra med aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan i den egna verksamheten eller i leveranskedjorna för betydande leverantörer;
-
upprätta åtgärdsplaner i samråd med berörda rättighetshavare eller deras representanter, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats, för att förhindra och begränsa framtida negativ påverkan;
-
[upprätta åtgärdsplaner för att begränsa den globala uppvärmningen i linje med 1,5 °C-målet];
-
säkerställa att inköpsmetoder inte försvårar för leverantörer att efterleva åtagandena.
2.4 Leverantören ska använda sitt inflytande för att förhindra och begränsa faktisk och potentiell negativ påverkan kopplad till[4] Leverantörens verksamhet genom att:
-
bedöma betydande leverantörer utifrån åtagandena med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats;
-
upprätta åtgärdsplaner innan avtal ingås med betydande leverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats, för att förhindra och begränsa framtida negativ påverkan;
-
skriftligen vidareförmedla åtagandena (punkt 1) och säkerställandet av efterlevnad (punkt 2) till betydande leverantörer;
-
ålägga betydande leverantörer att redogöra för leveranskedjorna [åtminstone i enlighet med kravet på spårbarhet i leveranskedjan (punkt 4)/så långt det går,] [inklusive kedjorna för tenn, volfram, tantal och guld (3TG), kobolt och glimmer till smältverk/raffinaderier];
-
säkerställa möjligheten att tillfälligt stoppa en avtalsrelation medan förhindrande och begränsande åtgärder vidtas samt möjligheten att säga upp en avtalsrelation.
2.5 Leverantören ska regelbundet följa upp åtgärderna för att förhindra och begränsa faktisk och potentiell negativ påverkan genom att:
-
följa upp upprättade åtgärdsplaner och hantera avvikelser;
-
samråda med rättighetshavare som berörs av den egna verksamheten, eller deras representanter, samt i den mån det går med rättighetshavare i leveranskedjorna för betydande leverantörer, eller deras representanter;
-
särskilt uppmärksamma negativ påverkan på individer från grupper och befolkningar som har en ökad risk för sårbarhet eller marginalisering samt negativ påverkan på miljö- och människorättsförsvarare;
-
ha ett särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats.
2.6 Leverantören ska möjliggöra för rättighetshavare, deras representanter och civilsamhällesorganisationer att framföra klagomål om de har berättigade farhågor om faktisk eller potentiell negativ påverkan i Leverantörens verksamhet eller i leveranskedjan.
2.7 Leverantören ska, ensamt eller tillsammans med andra, tillhandahålla gottgörelse om Leverantören har orsakat eller bidragit till faktisk negativ påverkan, genom att:
-
i den mån det går återställa drabbade rättighetshavare till den situation de skulle befinna sig i om den negativa påverkan inte hade inträffat och möjliggöra gottgörelse som står i proportion till betydelsen och omfattningen av den negativa påverkan;
-
samråda med drabbade rättighetshavare eller deras representanter om lämpliga former för gottgörelse;
-
utvärdera om de som har framfört klagomål är tillfredsställda med processen och resultatet.
3. Rapporteringsskyldighet
Om Leverantören har skälig anledning att anta att det förekommer eller har förekommit en nolltoleransavvikelse i den egna verksamheten eller i leveranskedjan ska Leverantören inom _____kalenderdagar rapportera de faktiska omständigheterna samt de genomförda och planerade åtgärderna för att säkerställa efterlevnaden av åtagandena i enlighet med punkt 2.2 – 2.7.
Nolltoleransavvikelser avser [tvångsarbete och barnarbete/tvångsarbete, barnarbete, arbetsmiljörisker som medför fara för liv, allvarlig miljöskada, storskalig korruption och attacker på miljö- och människorättsförsvarare]. Nolltoleransavvikelserna definieras i bilaga 1.
4. Uppföljning
Leverantören ska delta i och samarbeta med [den upphandlande organisationen] vid uppföljning av åtagandena och säkerställandet av efterlevnad. Uppföljning kan komma att genomföras genom olika metoder såsom egenrapportering, spårbarhet i leveranskedjan, revision och dialog.
Egenrapportering
Leverantören ska inom [fyra (4)] veckor från [den upphandlande organisationens] begäran skriftligen redogöra för hur den säkerställer efterlevnad av åtagandena, i enlighet med [bilaga: formulär för egenrapportering/[den upphandlande organisationens] instruktioner].
Spårbarhet i leveranskedjan
Leverantören ska inom [fyra (4)] veckor från [den upphandlande organisationens] begäran skriftligen redogöra för vilka leverantörer Leverantören använder för att fullgöra kontraktet. Detta inkluderar de juridiska namnen och fysiska adresserna för:
-
sluttillverkningsanläggningar för [produkten/produkterna/sortimentet]
-
[tillverkningsanläggningar ett (1) led bortom] sluttillverkning av [produkten/produkterna/sortimentet]
-
[tillverkningsanläggningar för [komponenten/komponenterna] i [produkten/produkterna/sortimentet]
-
[smältverk/raffinaderier för tenn, volfram, tantal och guld (3TG), kobolt och glimmer] i [produkten/produkterna/sortimentet]
-
[utvinningsanläggningar för [råvaran] till [produkten/produkterna/sortimentet]
Revision
Leverantören ska inom [fyra (4)] veckor från [den upphandlande organisationens] begäran möjliggöra för [den upphandlande organisationen] att själv eller genom ombud utföra revisioner i Leverantörens verksamhet. Leverantören ska också möjliggöra för [den upphandlande organisationen] att själv eller genom ombud utföra revisioner i Leverantörens eventuella leverantörers verksamhet. Leverantören och eventuella leverantörer ska i samband med revisioner tillhandahålla den information som [den upphandlande organisationen] efterfrågar.
[Leverantören ska stå för kostnaden för de återrevisioner som krävs för att kontrollera att Leverantören har åtgärdat avvikelser/Leverantören ska stå för kostnaden för revisioner i sin egen verksamhet, om Leverantören har betalat ett maximalt vite enligt punkt 4 eller 5].
[Den upphandlande organisationen] har rätt att publicera revisionsrapporter och dela resultat av uppföljning med andra upphandlande organisationer, under förutsättning att [den upphandlande organisationen] [gör en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen/tar hänsyn till känslig information om affärsförhållanden].
Dialog
Leverantören ska inom [två (2)] veckor från [den upphandlande organisationens] begäran delta i dialog om hur Leverantören efterlever åtagandena.
5. Hantering av avvikelser
Vid avvikelse från åtagandena (punkt 1) eller säkerställande av efterlevnad (punkt 2) ska Leverantören upprätta en tidsatt åtgärdsplan som ska godkännas av [den upphandlande organisationen]. Leverantören ska upprätta åtgärdsplanen senast _____ kalenderdagar från [den upphandlande organisationens] meddelande om avvikelsen. Åtgärdsplanen ska stå i proportion till avvikelsernas art och ska beskriva hur avvikelserna ska åtgärdas inom tidsramen.
Om Leverantören inte rapporterar i enlighet med punkt 3, medverkar till uppföljning i enlighet med punkt 4 eller hanterar avvikelser enligt upprättad åtgärdsplan har [den upphandlande organisationen] rätt till vite från Leverantören. Vite utgår med [___ SEK, exklusive mervärdesskatt] per påbörjad vecka grunden består. Vitet kan högst utgå under [___ veckor]. Grund för vite föreligger inte om omständigheterna beror på att en leverantör vägrar att möjliggöra spårbarhet i leveranskedjan eller medverka i en revision.
[Vid ramavtal]: Om Leverantören inte rapporterar i enlighet med punkt 3, medverkar till uppföljning i enlighet med punkt 4 eller hanterar avvikelser enligt upprättad åtgärdsplan har [den upphandlande organisationen] rätt att undanta Leverantören från avrop så länge grunden består. Detsamma gäller under den tid [den upphandlande organisationen] utreder en potentiell grund för avropsstopp. Under den tid avropsstoppet består har [den upphandlande organisationen] rätt att avropa från annan ramavtalsleverantör eller, om sådan inte finns, upphandla ramavtalsföremålet från annan leverantör. Grund för avropsstopp föreligger inte om omständigheterna beror på att en leverantör vägrar att möjliggöra spårbarhet i leveranskedjan eller medverka i en revision.
Om Leverantören inte rapporterar i enlighet med punkt 3, medverkar till uppföljning i enlighet med punkt 4 eller hanterar avvikelser enligt upprättad åtgärdsplan har [den upphandlande organisationen] rätt att säga upp [kontraktet/ramavtalet] med skälig uppsägningstid.
Om [den upphandlande organisationen] har rätt till maximalt vite [eller om avropsstopp har förelegat i ___ månader] har [den upphandlande organisationen] rätt att säga upp [kontraktet/ramavtalet] med omedelbar verkan.
Oaktat någon annan bestämmelse i kontraktet har [den upphandlande organisationen] rätt att säga upp kontraktet med omedelbar verkan om [den upphandlande organisationen] har gjort sannolikt att en nolltoleransavvikelse förekommer i Leverantörens verksamhet eller i leveranskedjan.
Fotnoter
[1] Konfliktdrabbade områden och högriskområden identifieras genom förekomsten av väpnad konflikt, utbrett våld eller andra risker för skada på människor. Väpnad konflikt kan ta sig uttryck i olika former – den kan vara av internationell karaktär och involvera två eller flera stater eller av icke-internationell karaktär, såsom befrielsekrig, uppror eller inbördeskrig. Högriskområden omfattar områden med politisk instabilitet och förtryck, institutionell svaghet, osäkerhet, sammanbrott av civil infrastruktur och utbrett våld. Sådana områden kännetecknas ofta av omfattande kränkningar av mänskliga rättigheter och brott mot nationell och internationell rätt.
[2] Leverantören "orsakar" negativ påverkan om Leverantörens aktiviteter i sig är tillräckliga för att resultera i den negativa påverkan. Det är mest sannolikt att Leverantören orsakar negativ påverkan i eller genom den egna verksamheten.
[3] Leverantören "bidrar till" negativ påverkan om dess aktiviteter, i kombination med andra aktörers aktiviteter, orsakar negativ påverkan, eller om Leverantörens aktiviteter orsakar, underlättar eller uppmuntrar en annan aktör att orsaka negativ påverkan. Bidraget måste vara stort, dvs. ansvaret aktualiseras inte för mindre eller triviala bidrag. Bidrag kan uppstå både i eller genom den egna verksamheten och i en leverantörs verksamhet.
[4] Leverantören är ”kopplad till” negativ påverkan som orsakas av leverantör eller underleverantör oavsett var i leveranskedjan den uppstår. Kopplingen definieras av förhållandet mellan Leverantörens produkter, tjänster eller verksamhet och den negativa påverkan. "Kopplad till" är inte detsamma som direkta avtalsförhållanden.